L’automne dernier, les archives de six installations ont déménagé vers l’Institut universitaire de santé mentale de Montréal. Une opération qui a demandé une grande organisation…
Vendredi, 15 h au CLSC de Rosemont. Les déménageurs s’activent à emballer les ordinateurs et le mobilier. C’est la dernière étape avant le grand déménagement. Tout est prêt. Les équipes prennent leurs effets personnels : des souliers, leurs plantes… Elles s’installeront au pavillon Lahaise, dans l’aile tout près de l’auditorium.
Non seulement c’est un déménagement, mais c’est aussi un changement dans les méthodes de travail. Pour assurer une meilleure efficacité des équipes des archives, de nouveaux processus ont été mis en place. Préparation, classification, numérisation… tout y passe pour assurer la qualité des dossiers des patients qui seront disponibles aux professionnels de la santé.
Parce que les archives dans les établissements de santé, c’est comme la mémoire des professionnels. C’est assurer le suivi des dossiers, c’est garantir aux professionnels d’aider les patients au bon moment, avec les bons moyens.
Processus de moine
En visitant les nouvelles installations des archives, j’ai compris leur importance pour les professionnels de la santé. Mais j’ai aussi compris l’importance et la différence entre le travail de l’agent administratif et celui de l’archiviste médical, qui, dans tous les cas se doivent de faire preuve de minutie.
Pour les agents administratifs, une seule erreur de chiffre peut faire basculer tout un dossier d’hospitalisation dans le dossier du mauvais patient! Il faut aussi s’assurer de la qualité des images après la numérisation. Sinon, à quoi peut bien servir un dossier numérique s’il est illisible?! Ils en lisent des écritures en patte de mouche dans une journée!
Quant aux techniciens en archives, leur rôle exige un jugement professionnel afin de traiter les demandes d’accès aux dossiers médicaux des usagers, en plus de gérer toutes les codifications, l’analyse et les interprétations qui mènent au financement des activités cliniques de tout le CIUSSS.
Quand la loi l’oblige
J’ai aussi été très impressionnée par la quantité d’archives qui va se retrouver dans le sous-sol du pavillon Lahaise. Une immense salle est prévue pour accumuler tous ces dossiers à conservation obligatoire. J’ai trouvé vraiment intéressant de voir toutes ces boîtes de papier de vaccination datant d’une autre époque!
Et il y a des bijoux dans les archives, comme des dossiers qui datent du début de Saint-Jean-de-Dieu par exemple, ou encore ceux de l’Hôpital Pasteur… Nous y reviendrons bientôt dans les chroniques historiques.
Quoi qu’il en soit, le déménagement a été tout un branle-bas de combat pour les archives. Maintenant bien installées, les équipes des archives s’adaptent à leur nouveau bureau et à leurs nouveaux collègues.
La loi sur les archives oblige les établissements de santé à conserver certains documents des dossiers des patients de façon permanente, comme les feuilles sommaires de dossier patient, les protocoles opératoires, les rapports d’anato-pathologie, les documents de vaccination. Les archives des établissements de santé doivent aussi fournir un calendrier de conservation qui détermine les périodes d’utilisation et les supports de conservation de ses documents actifs et qui indique quels documents inactifs sont conservés de manière permanente et lesquels sont éliminés.
