La première vague de la COVID-19 a amené tout le système de l’approvisionnement et de la logistique à s’adapter rapidement. L’enjeu est crucial : protéger les travailleurs de la ligne de front avec des équipements de protection individuelle en quantité suffisante. C’est pourquoi on a créé un magasin dans un magasin.
Un après-midi de juin, le soleil plombe dans le stationnement du magasin qui fournit les CLSC et les CHSLD en matériel de toutes sortes. Les portes du débarcadère sont ouvertes pour accueillir des chargements. Pendant la pandémie, le bâtiment est devenu le quartier général de l’approvisionnement d’équipement de protection individuelle. «Ce n’était pas l’objectif du bâtiment à la base», explique Priscilla Collin, magasinière et chef d’équipe.
Les difficultés d’approvisionnement de l’équipement en début de pandémie ont exigé de centraliser tout le matériel. Dans un ancien frigo où on a enlevé la porte, des caisses de gants sont entreposées.
En plus d’approvisionner les CHSLD, les CLSC et les centres hospitaliers de notre organisation, le magasin devait aussi fournir de l’ÉPI aux partenaires comme les résidences pour personnes âgées, les ressources intermédiaires et les ressources d’hébergement.
Dès janvier, l’équipe du magasin a eu le mandat de créer le magasin 43, un magasin dans le magasin qui sert uniquement à l’approvisionnement d’équipement de protection individuelle.
«C’est une petite équipe qui a grossi rapidement. Quand le ministère de la Santé et des Services sociaux a pris le contrôle de l’approvisionnement de l’équipement de protection individuelle, ç’a changé beaucoup nos méthodes de travail. Les livraisons arrivaient quelques heures après notifications. Il fallait entreposer de façon judicieuse et tout comptabiliser.»
Priscilla Collin, magasinière et chef d’équipe
Ainsi, Audray Langlois, agente de planification, de programmation et de recherche à la Direction de la qualité, évaluation, performance et éthique, a accompagné l’équipe dans la création de ce magasin. «Il fallait revoir tous les processus, les communications», explique-t-elle.
Lors de ma visite, Marilou Hübler-Desroches répond au téléphone à plusieurs reprises. «Combien en as-tu besoin? Raisonnable SVP. (…) Ok, je t’en envoie cinq rush cet après-midi.» C’est la ligne d’urgence pour le service à la clientèle. «Il fallait être capable de répondre aux besoins des unités de soins, de rassurer les gens sur quand ils allaient recevoir leur commande», assure la magasinière.
Elle répond à 65 appels par jour, en moyenne. «C’est l’état d’urgence, il faut chercher la compréhension du retard dans les commandes. Mais on comprend aussi la pression qu’ils vivent s’ils manquent d’ÉPI.» Connaître le côté clinique est devenu au coeur des préoccupations de l’équipe de distribution de l’équipement.
La distribution du matériel est encore restreinte. Le volume de requête est encore important, donc les unités sont limitées à deux jours d’ÉPI. «Notre but est d’être capable de fournir pour une semaine. Mais nos inventaires fluctuent encore trop», explique Marilou.
L’approvisionnement est encore difficile puisqu’il manque de matières premières. «En pleine pandémie, il a fallu trouver de nouveaux fournisseurs avec de nouveaux matériaux», explique Marilou. Dans le bureau de la chef de service, Carole Dumoulin, il y a un éventail des blouses de protection. Il y en a de toutes les couleurs, de tous les matériaux.
L’équipe de la distribution devait s’assurer de la conformité des équipements substitués. «On a eu une belle collaboration avec le service de prévention et contrôle des infections», ajoute Priscilla. En plus d’assurer la distribution, le changement de fournisseurs et de produits demandaient parfois de la production. Par exemple, les kits de dépistage de la COVID-19 étaient faits par l’équipe en assemblant tout le matériel nécessaire dans un paquet : écouvillon, solution saline pour le transport faite par le laboratoire, etc. L’équipe au centre de dépistage Chauveau a aussi contribué à assembler ces trousses.
Souvent, les équipes devaient travailler sept jours sur sept, parfois jusqu’à 20 h le soir. «Tout le monde a embarqué. Ç’a été un travail d’équipe», assure Priscilla.
«Je souhaite fort qu’il y ait une table de concertation sur la logistique et l’approvisionnement afin de partager les bons coups et les meilleures pratiques partout au Québec. On a encore beaucoup à apprendre!»
Marilou Hübler-Desroches, magasinière
Si la première vague a été fatigante, la motivation n’a jamais manqué. «On se disait qu’il y avait des gens sur des respirateurs aux soins intensifs. On pouvait bien faire quelques heures de plus», relativise Priscilla. Pour l’équipe de distribution, les liens solides se sont tissés pendant la pandémie.
L’équipe a aussi appris mieux communiquer selon les sites. «On a vu une cohésion CIUSSS qui va être profitable pour la logistique et la gestion à long terme. La pandémie a permis d’ouvrir une meilleure communication», ajoute Marilou. On sent que l’équipe est d’attaque pour la 2e vague avec les apprentissages de la première.
