Avec les nouvelles mesures incitatives dans le réseau de la santé annoncées début janvier, qui s’ajoutaient à toutes celles déjà annoncées depuis le début de la crise sanitaire, une équipe multidisciplinaire s’est mise à la tâche : répondre aux questions des employés concernant l’ensemble des primes. Et ce n’est pas une mince affaire !
« C’est du jamais vu d’avoir autant d’arrêtés ministériels qui dictent la façon de rémunérer le personnel » amène d’emblée Évelyne Quesnel-Prévost, cheffe de service à la dotation interne. Elle ajoute que l’absence de délai d’analyse avant de mettre le tout en application ajoute une difficulté supplémentaire.
La complexité dans les règles de rémunération et dans l’application des arrêtés est immense. « Chaque nouvel arrêté a un impact sur les autres d’avant. Il faut donc bien les étudier en équipe à l’aide des relations de travail, de l’équipe des conditions d’exercices et de l’équipe SIRH pour en comprendre les nuances », ajoute la cheffe de service.
Une équipe pour mieux les comprendre
Ainsi, Évelyne et Valérie Couture, partenaires d’affaires à la DRHCAJ, ont été mandatées pour mettre sur pied une équipe afin de répondre aux questions des employés. « Avant de pouvoir répondre adéquatement, il fallait s’y retrouver dans toutes ces primes et les comprendre ! », explique Valérie. C’est ainsi qu’il a fallu quelques jours pour produire un tableau récapitulatif de toutes les primes, ainsi qu’une page intranet accessible pour tous les employés de l’organisation.
« On voulait donner de l’information claire et concise, selon la réalité de chaque employé. C’est la raison pour laquelle nous avons mis en place un point de chute, afin que tous les employés puissent poser leurs questions concernant l’ensemble des primes », précise Valérie. Le courriel permet ainsi de prendre le temps de répondre à chacun, en prenant le temps de se tourner vers d’autres services si la question demande des précisions, afin de donner la réponse la plus complète possible.
Ainsi, des gens de la PHAR, des conditions d’exercices, de la paie, notamment, avec la dotation interne, ont mis la main à la pâte, en plus de leurs activités courantes. « Tout le monde a collaboré de manière exceptionnelle », lance Évelyne. La volonté est bien présente, pour tous les collaborateurs et les experts de contenu, de répondre aux nombreuses questions (plus d’une centaine par jour) des employés.
Une application évolutive
Le défi a été de s’organiser rapidement. Maintenant, il est de garder le cap dans toutes les mesures lorsque l’application change. « Ce n’est pas parfait, mais on essaie de trouver toutes les réponses. On veut soutenir les employés », explique Évelyne, admettant du même souffle que l’équipe n’a pas toutes les réponses à l’ensemble des questions spécifiques des employés.
Les deux femmes sont conscientes que la rémunération est un sujet sensible. « Parfois, il faut écrire de nouveau pour expliquer une nuance qui nous avait échappé ou pour une précision à l’arrêté qui change les règles d’application. Ça fait plaisir quand les gens sont reconnaissants quand on leur répond », mentionne Valérie.
C’est donc une équipe multidisciplinaire de plus d’une dizaine d’experts des différentes équipes qui répond quotidiennement. « Chaque cas est unique et mérite une réponse unique », assure Évelyne.
Et ce n’est pas fini ! « Chaque jour de paie amène son lot de questions. Le mercredi, on se couche tôt parce qu’on sait que le jeudi sera une grosse journée pour répondre aux questions », affirme Évelyne.
