Rassembler plus de 600 participants à un colloque 100% virtuel? C’est ce qu’a réussi une équipe de la Direction de la santé mentale, dépendances et itinérance, avec la collaboration de plusieurs autres directions. Un pari qui a demandé une grande organisation.
To Nhu et Jennifer étaient heureuses de me parler du Colloque francophone sur les troubles de la personnalité qui a eu lieu à la fin du mois de mai. «Ce colloque se voulait rassembleur. On voulait inclure les chercheurs, le clinique, les étudiants et aussi les patients et leurs proches. On voulait aussi déstigmatiser les troubles de la personnalité auprès de tous ces gens et auprès du public», explique To Nhu Nguyen, directrice adjointe.
La pandémie a ajouté un facteur de difficulté dans l’organisation de cet événement, comme beaucoup de congrès scientifiques à travers le monde. «Comment continuer la diffusion des connaissances auprès des acteurs principaux dans un domaine précis?», se demandait To Nhu. «Le Bureau de la mission universitaire a été lancé à peine six mois avant la pandémie. Sa mission de créer une culture universitaire, notamment à l’IUSMM, était basée entre autres sur des événements qui rassemblent l’expertise. Il fallait réfléchir sur comment arriver à un tel événement pendant la pandémie.»
Pas question d’annuler
La première édition de ce colloque a eu lieu en 2019, à Québec. Déjà à ce moment, l’IUSMM s’était porté volontaire pour tenir le prochain événement. En mars 2020, alors que la pandémie se déclarait partout dans le monde, la première rencontre pour le colloque a eu lieu. «En août, on devait choisir si on allait le faire en virtuel, en formule hybride ou en présentiel. On se rappelle qu’à la fin de l’été 2020, la situation épidémiologique était encourageante. On pensait qu’on serait tirés d’affaires en 2021! Le comité organisateur était très divisé», se souvient To Nhu.
La décision de le faire en virtuel a été prise par la majorité. Mais il fallait réinventer les façons de faire. «On n’avait aucune idée des ressources que ça demandait. Il fallait tout revoir. On a finalement pris la bonne décision des mois à l’avance», explique Jennifer Dahak, conseillère cadre santé mentale, pratiques de pointe et innovation.
Des mois de préparation
Pendant les mois qui ont suivi la décision de faire le colloque en virtuel, les différents comités se sont mis à la tâche. «Des patients-partenaires se retrouvaient dans chacun des comités de prise de décisions. On a aussi fait le choix d’un duo d’animatrices : une patiente-partenaire et une journaliste. Le but était de rendre le contenu accessible à tous», mentionne To Nhu.
Les organisateurs devaient aussi choisir une plateforme virtuelle qui permettrait de diffuser le colloque. «Avec l’aide de la Direction des ressources technologiques, on a pu établir nos besoins. On a trouvé un fournisseur externe qui a programmé une plateforme juste pour nous. C’était organisé comme un show de télé!», lance fièrement Jennifer. L’audiovisuel et les communications ont aussi travaillé au succès de ce colloque.
Dès que le colloque a reçu une accréditation de 11 heures de la Faculté de médecine de l’Université de Montréal, les inscriptions, qui allaient déjà bon train, ont augmenté en flèche. «Les professionnels ont pu assister au colloque, considéré comme de la formation continue par les ordres professionnels», explique Jennifer.
Surmonter l’anxiété numérique
La plateforme programmée, les plus de 80 conférenciers et présentateurs prêts, il fallait se lancer. «On a monté un studio qui nous a permis de diffuser en direct les animatrices qui étaient ici à l’IUSMM, en respectant les consignes sanitaires. Chaque conférencier avait une trentaine de minutes pour faire des tests de son et d’image avec l’équipe technique. Au plus fort du colloque, l’équipe avait besoin de 36 ordinateurs pour gérer les flux du colloque!», explique Jennifer.
D’ailleurs, la Direction des ressources technologiques a mis en place une ligne dédiée pour éviter les pépins techniques dû à l’achalandage. «Tout le monde, les conférenciers, les animatrices, les organisateurs, on avait tous une anxiété numérique dû aux problèmes techniques. Mais au final, les participants n’ont vécu aucune difficulté. On avait même un support technique pour les gens qui avaient des difficultés à se connecter», affirme Jennifer.
Pendant les pauses, pour remplacer les fameuses discussions de corridors, un ergothérapeute de l’équipe a préparé des pause pleine conscience, des petits moments de méditation pour apaiser les cerveaux fatigués.
Ainsi, les organisateurs ont le grand sourire et les yeux pétillants vu la grande réussite de l’événement. «Tout le contenu a été enregistré. Bientôt, les participants qui ont payé leur billet pourront visionner les contenus en différé jusqu’à la fin de l’été. On essaie encore de voir comment on peut valoriser tout le contenu de ce colloque. Il y aura définitivement une suite à tout ça», conclut Jennifer.
