C’est un secteur administratif névralgique, surtout considérant l’augmentation du nombre d’employés depuis la pandémie. J’ai fait le point avec Isabelle Fayolle, agente de gestion financière au Service de la paie.
Si on comptait 15 000 employés à la fusion en 2015, le CIUSSS compte aujourd’hui 18 500 paies actives, 20 000 dossiers de paie ouverts. Pendant la pandémie, les dossiers se sont multipliés, ajoutant une complexité dans les dossiers.
Ajout de codes de pandémie aux feuilles de temps, primes à l’assiduité, ajout d’employés via JeContribue, travailleurs de d’autres régions, soldes des fériés et des vacances non prises… Toutes ces situations vécues pendant la pandémie ont ajouté de la complexité dans le travail des 48 personnes qui travaillent aujourd’hui au service de la paie. «On a dû embaucher des retraités pour réussir à tout boucler», précise Isabelle Fayolle.
Un entonnoir d’information
Toutes les informations de paie des employés arrivent dans ce service. «C’est à l’équipe du service de la paie de démêler l’information et d’en faire un dépôt bancaire chaque deux semaines!», explique Isabelle.
Et la roue tourne vite. Chaque journée compte pour recueillir l’information, la traiter, la vérifier, la classifier, la revérifier pour ensuite l’envoyer au fournisseur externe. Quand l’information revient, elle est revérifiée, corrigée lorsque nécessaire, pour ensuite être envoyée à la banque pour le dépôt. Et c’est un cycle continue puisqu’une fois terminé, il faut tout recommencer!
«C’est un réel travail d’équipe avec la collaboration de plusieurs services : les ressources humaines, les relations de travail, les conditions d’exercices, la dotation interne et externe, le bureau de santé, la PHAR et l’ensemble des gestionnaires, ainsi que la direction des finances», énumère Isabelle, ajoutant qu’il faut savoir qui fait quoi pour s’assurer d’obtenir la bonne information de la bonne personne.
Une charge de travail en évolution
Les agents administratifs et les techniciens en administration traitent et vérifient les dossiers de paie. Ils ont un lien direct avec les employés. Chaque numéro d’employé est associé à un responsable de la paie qui répondra aux questions et demandes. Chaque responsable de la paie gère environ 800 à 900 dossiers d’employés. «La répartition évolue tous les 4-5 mois pour permettre à tous les agents d’avoir une charge équilibrée dans les dossiers de paie», explique Isabelle.
Les agents de gestion, comme Isabelle, soutiennent le travail des agents et techniciens lors des cas plus complexes. «Parfois, on doit faire de la recherche dans les conventions collectives. On gère les dossiers plus complexes en cas d’arrêt de travail ou encore de congés différés», précise Isabelle.
«On essaie d’être le plus humain possible avec les employés. On parle quand même d’argent qui permet aux gens de se nourrir et de se loger. Si on a des procédures fixes, on essaie d’être aussi à l’écoute des besoins des employés», assure-t-elle.
Pour travailler au service de la paie
Isabelle travaille dans le milieu de la paie au Québec depuis 13 ans. «Je travaillais aussi dans ce domaine en France. J’adore ça. Je ne me vois pas faire autre chose. J’apprends tous les jours», affirme-t-elle.
Il faut évidemment aimer les chiffres. «Quand on est nouveau, on rêve de chiffres. Il faut au moins six mois avant d’être autonome et un an pour être à l’aise. La formation des nouveaux demande beaucoup de temps parce que c’est très spécifique», explique Isabelle.
Il faut aussi aimer fouiller. «Tout n’est pas simple. Il ne faut pas nécessairement prendre les données qu’on a comme la bonne information. Il faut beaucoup de vérifications», ajoute-t-elle. Le doute est constant.
Se préparer pour les vacances
En ce début de période estivale, le service de la paie doit aussi être prêt pour les remplacements. «Il y a toujours beaucoup d’embauches pour les vacances, notamment les étudiants. Bon an, mal an, le CIUSSS embauche environ 1500 personnes pour la période estivale», estime Isabelle.
Tous ces nouveaux employés viendront en soutien au personnel qui prendra ses vacances dans les prochains mois. Des vacances bien méritées après plus d’une année très mouvementée!
