Le 23 octobre dernier avait lieu la grande générale de la pharmacie de l’HMR. Préparation rigoureuse, participation dynamique, souhait constant de s’améliorer… L’engagement d’une vingtaine d’intervenants issues de l’équipe de la pharmacie, de même que de l’équipe de développement du soutien à l’enseignement, a fait de cet exercice un réel succès !
Pourquoi organiser une grande générale ?
L’objectif de cette activité était de tester les nouveaux processus clés liés au déménagement de la pharmacie dans ses nouveaux locaux, à savoir d’éventuels enjeux technologiques ou des risques d’interruption de service, et la viabilité des différents processus du circuit de médicaments. « On souhaitait identifier les secteurs opérationnels où tout va bien et cibler les processus où on a le plus besoin de déployer de l’énergie avant d’officiellement débuter nos activités dans les nouveaux locaux. On voulait également savoir où se situaient les zones grises pour être en mesure de procéder à des ajustements au besoin », affirme Anne-Marie Daigneault, chargée de projet clinique.
Pour y arriver, un travail colossal a été effectué pendant six mois avant l’événement. À cet égard, l’équipe de Karine Demers, chef du service de développement et du soutien à l’enseignement, a outillé et accompagné les équipes de la pharmacie afin qu’elles puissent créer des scénarios les plus vraisemblables possible : « On a réalisé un mapping des étapes à réaliser et on a proposé des délais en lien avec ces étapes. On leur a également soumis certaines pistes de réflexion sur les éléments pouvant engendrer un risque pour l’usager ou amener un bris de service, par exemple ».
Une ambiance propice aux apprentissages
Six pharmaciennes, dix assistantes techniques en pharmacie ainsi que deux membres de l’équipe de développement du soutien à l’enseignement ont participé à la grande générale. Chaque personne avait son rôle à jouer : acteur, observateur ou régisseur. De plus, chaque scénario était divisé en trois phases : préscénario, simulation et bilan. « On a fait en sorte que les équipes puissent se projeter dans la réalité. Dans la conception des scénarios à tester, nous avons introduit volontairement des erreurs dans les préparations de médicaments et des défaillances des systèmes afin de voir comment les participants allaient réagir et s’adapter.
L’objectif de ces situations concrètes n’était pas d’évaluer les gens, mais bien de donner l’occasion à l’équipe d’apprendre et de s’améliorer », mentionne Anne-Marie. À cet égard, Karine témoigne avoir ressenti beaucoup de solidarité de même qu’une grande bienveillance entre les intervenantes : « C’était très positif comme journée, elles se sont prêtées au jeu. Pour elles, c’était rassurant et motivant de participer à la grande générale ».
Et la suite ?
Le travail remarquable des intervenantes, combiné à une incroyable synergie d’équipe, a permis d’identifier les bons coups, les défis et les aspects à améliorer. Certaines problématiques ont même été réglées sur-le-champ lors du bilan de fin d’exercice.
Une pratique exemplaire en gestion de projet
Karine Demers et son équipe n’en étaient pas à leur première générale. En janvier 2021, elles ont accompagné l’IUHOTC dans un exercice de simulation préalable à l’ouverture de l’unité de soins. À l’époque, l’accompagnement des conseillers en soins infirmiers David Lepage et Catherine Ste-Croix Dubé, cumulé à l’expertise de l’ICU Isabelle Cournoyer, avait permis de simuler les processus critiques assurant une ouverture sécuritaire de l’unité.
Cette pratique, réalisée à différents niveaux dans les projets du portefeuille d’Urgence d’agir, amène les équipes à enrichir leurs processus à l’aide de leur précieuse expérience vécue lors de la grande générale, et ce, afin d’être fin prêtes pour l’ouverture de leur projet.
Bravo pour votre préparation rigoureuse, votre participation remarquable et votre belle entraide !
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