Chacun a son propre style de communication. Certaines personnes sont trop timides pour prendre la parole, d’autres sont plus extraverties. Certaines personnes adoptent un ton officiel, tandis que d’autres privilégient un style plus détendu. Quel que soit leur style, les bons communicateurs ont un certain de nombre de pratiques en commun. Les bons communicateurs s’expriment de façon claire, concise, exacte, complète et courtoise. Voici quelques conseils pour bien communiquer :
Exprimez-vous clairement. Faites en sorte qu’il est facile pour les autres de vous comprendre. Parlez assez lentement et articulez bien pour que vos interlocuteurs puissent suivre tout ce que vous dites. Dans les courriels et d’autres formes de correspondance écrite, divisez les longues phrases en plusieurs phrases courtes. Votre message sera ainsi plus facile à comprendre pour la majorité de vos lecteurs. Scindez aussi les longs paragraphes.
Soyez concis. Écrivez des messages brefs. N’abusez pas du temps des autres : ne leur envoyez pas une abondance de renseignements ni d’information inutile. Agir ainsi leur fait gaspiller du temps et ajoute une surcharge d’information. Cela les rend aussi plus susceptibles de rater les renseignements essentiels que vous tentez de leur communiquer.
Soyez exact. Revérifiez bien les renseignements que vous transmettez et informez immédiatement les destinataires de toute erreur. Dans la correspondance d’affaires, écrivez le titre exact et complet du destinataire, par exemple « Marie Tremblay, vice-présidente aux ventes et au marketing » plutôt que « Marie Tremblay, vice-présidente ». Le message que vous tentez de communiquer sera plus crédible si vous vous assurez que toute l’information est exacte.
Transmettez des informations complètes. Donnez aux gens toute l’information dont ils ont besoin pour comprendre une situation. Ne mentez jamais et n’omettez jamais intentionnellement des données clés, si vous êtes en mesure de les fournir. Si vous n’êtes pas certain qu’il soit approprié pour vous de fournir à une personne des renseignements qu’elle a demandés, parlez-en avec votre gestionnaire.
Soyez courtois. Dites « s’il vous plaît » et « merci ». N’hésitez pas à dire que vous êtes désolé, si vous avez manqué de respect ou si vous avez dit quelque chose que vous n’auriez pas dû.
Autres conseils
Privilégiez les communications positives. Au travail, évitez les potins, les récriminations et la négativité. Lorsqu’il est nécessaire de formuler des critiques, assurez-vous qu’elles sont constructives pour la personne et qu’elles permettent d’améliorer la situation. Autant que possible, concentrez-vous sur ce que vous admirez et appréciez chez votre gestionnaire, vos collègues de travail et votre entreprise.
Adressez des félicitations sincères. Montrez à vos collègues et aux autres que vous reconnaissez leurs efforts. Prenez le temps de leur dire à quel point vous avez aimé leur exposé ou dans quelle mesure vous pensez qu’ils ont bien animé une réunion. S’ils ont bien géré une situation avec un client difficile, dites-leur : « J’admire la patience dont tu as fait preuve avec cette cliente. Elle a vraiment changé d’attitude quand tu lui as montré sans perdre ton calme comment elle pouvait régler son problème. »
Montrez que vous vous intéressez à la vie des gens avec qui vous travaillez. Apprenez à connaître vos collègues, vos clients et les autres personnes que vous côtoyez. Il n’est pas nécessaire de devenir meilleurs amis, mais le fait de reconnaître que les gens ont une vie en dehors du travail peut renforcer les relations. Il suffit de leur demander : « Comment s’est passé ta fin de semaine? » pour que chacun ait le sentiment de faire partie du groupe. Partagez également des renseignements à votre sujet dont vous êtes à l’aise de parler. Apprendre à connaître les autres (et les laisser apprendre à nous connaître) renforce l’esprit d’équipe et rend l’atmosphère de travail plus agréable.
Sachez ce que les autres attendent de vous. En cas de directives ou d’instructions vagues, demandez des éclaircissements. Si votre gestionnaire vous demande de produire un rapport « bientôt », demandez-lui des précisions (« Quelle date aviez-vous à l’esprit? »). Si vous ne savez pas très bien comment vous y prendre pour accomplir une tâche, demandez de plus amples renseignements (« Je veux bien récrire la note de service. Pourriez-vous me suggérer des façons de l’améliorer? »). Assurez-vous de prendre un ton de voix qui exprime votre désir de collaborer et ne donne pas l’impression que vous remettez une demande en question ou tentez d’éviter une corvée.
Exprimez-vous toujours de façon claire et concise. Lorsque vous faites une demande ou que vous donnez des instructions, indiquez clairement ce que vous souhaitez et à quel moment vous aimeriez que la tâche soit accomplie. Assurez-vous de fournir toute précision dont la personne aura besoin. Faites suivre d’un courriel les instructions données oralement afin qu’elle ait un document précis auquel se reporter.
Ayez régulièrement des discussions avec vos collègues. Communiquez périodiquement avec eux pour vérifier si tout va bien. Il vous sera ainsi plus facile de maintenir des liens et d’éviter les malentendus. Si votre horaire est très chargé et que vous n’avez pas beaucoup de temps à consacrer au bavardage entre collègues, vous pouvez rester en contact en laissant un message vocal lorsque vous savez qu’une personne ne sera pas à son bureau. (« Salut, c’est Nicole. J’espère que ton projet avance bien. Je voulais juste te dire de m’appeler si tu veux en parler. »)
Observez les bons communicateurs et suivez leur exemple. Soyez attentif à leur manière d’agir au sein de l’entreprise ou de votre groupe de travail. Qu’est-ce qui fait d’eux des communicateurs si efficaces? Ont-ils un « truc » pour que les gens se sentent valorisés et reconnus? Lorsqu’ils animent une réunion, ont-ils un style à la fois focalisé et détendu? Regardez-les à l’œuvre et, au besoin, sollicitez des conseils et des suggestions.
Source : Lifeworks
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