Depuis la réception des premières doses, la vaccination contre la COVID-19 pour les travailleurs de la santé se fait par rendez-vous en ligne, via la plateforme Clic-Santé. Cette grande répétition générale a permis à l’équipe en charge des rendez-vous roder la plateforme qui servira aussi à la vaccination de la population.
Depuis avril dernier, l’équipe d’Émilie Landry, chef de service par intérim à la Direction des ressources humaines, des communications et des affaires Juridiques, gère la ligne COVID pour les employés. Au moindre doute, les employés peuvent appeler à cette ligne pour savoir s’ils doivent être testés, s’ils doivent être en isolement ou s’ils peuvent aller au travail, au numéro 514-251-4072.
En décembre, la vaccination s’est ajoutée dans les services offerts par cette équipe qui a dû s’adapter maintes et maintes fois. «On avait une équipe de 16 personnes et on a ajouté 15 personnes de plus pour gérer les rendez-vous de la vaccination», lance Émilie Landry. «Notre équipe a doublé en plus ou moins une semaine», ajoute-t-elle.
Raoul et Julie travaillent à la ligne Info-COVID depuis décembre dernier. Recrutés par le programme Je contribue, ils doivent tout apprendre des processus de l’organisation. «On a été sur place au départ. On est bien installé et on reste connecté comme équipe grâce à Teams», explique Julie.
Julie travaillait en rédaction et communication dans le domaine de l’aéronautique avant la pandémie. «Tout a été arrêté pendant quelques mois. C’est revenu ensuite à temps partiel. Mais j’aime mieux travailler dans l’action, alors je me suis inscrite sur le site Je contribue», explique la jeune femme.
Raoul vient d’arriver au Canada. Originaire d’Haïti, il a mis les pieds au Canada en août 2020. Cet automne, il a travaillé à la prise de rendez-vous pour la vaccination de l’influenza avant de passer à l’équipe de vaccination COVID. «L’équipe se développe vite. Elle grossit beaucoup», lance-t-il.
Julie et Raoul répondent à la boîte courriel COVID. Ils donnent des rendez-vous de vaccination aux partenaires et au personnel. Ils entrent aussi les données recueillies par les sondages de disponibilités, vérifient les coordonnées, assurent un suivi des statistiques des gens vaccinés en plus de faire des appels au personnel prioritaire pour connaître leurs disponibilités. Ils répondent aussi aux questions et inquiétudes du personnel face à la vaccination. Un travail méticuleux qui demande une adaptation constante.
La vaccination des travailleurs de la santé prioritaires a été une façon de tester les processus, notamment la prise de rendez-vous en ligne. Utilisée pour la vaccination contre l’influenza à l’automne, la plateforme Clic-Santé était déjà déployée dans l’organisation pour des rendez-vous de prélèvement. Bref, il y avait déjà un certain terrain connu.
Le défi a été de mettre en place un processus solide de prise de rendez-vous pour répondre au volume de prise de rendez-vous. «C’est un travail de logistique sous-estimé que de faire correspondre les disponibilités des gens avec les doses disponibles et l’ordre de priorisation de la vaccination. Il faut que les trois éléments soient alignés pour envoyer un rendez-vous à un travailleur pour la vaccination», explique la chef de service.
Pour assurer une vaccination sans interruption, il a fallu mettre des dispositifs en place. «Le service des archives appelle 48 heures avant le rendez-vous de vaccination pour valider si la personne a des symptômes», explique Émilie. Comme il y a parfois des annulations de dernière minute, la consigne est de donner 10% de plus de rendez-vous. Un peu comme le fait les compagnies aériennes qui surbookent les vols (quand des avions volent dans le ciel et les gens peuvent voyager).
Une liste de rappel a aussi été mise en place pour proposer la vaccination à la dernière minute à tout le personnel de l’organisation en fin de journée. «On ne veut surtout pas perdre de doses qui ont été diluées à la fin de la journée», assure Émilie.
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